W obecnych czasach zarządzanie przedsiębiorstwem przeszło na zupełnie inny, nowy poziom i kto nie idzie z duchem czasu musi za to słono płacić. W każdej firmie, bez względu na jej wielkość odbywa się wiele różnorodnych procesów, które mogą spotykać się z różnego rodzaju przeszkodami, brakiem komunikacji, a na końcu fiaskiem. Aby wyeliminować wszystkie ryzyka i usprawnić cały proces komunikacji, warto wdrożyć nowoczesne rozwiązania i technologie, które w tym wszystkim pomogą. Jednym z takich jest system Jira – http://jirasolutions.pl/uslugi/utrzymanie-i-serwis/. Czym charakteryzuje się ten system i dlaczego warto na niego postawić?

System Jira i jego innowacyjność

Jira system to najlepsze oprogramowanie biznesowe, które służy do koordynacji przepływu informacji w danym przedsiębiorstwie. Wysoka elastyczność tego nowoczesnego rozwiązania pozwala dopasować je do własnych potrzeb, dzięki czemu obsługa procesów wewnątrz firmy staje się znacznie prostsza. System Jira nie tylko bardzo usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach danej organizacji, ale pomaga również zarządzać konkretnymi projektami, a także tworzyć kolejne oprogramowania. Bardzo ułatwia przypisywać zadania kolejnym pracownikom, nadawać im odpowiednie priorytety, jak również w następnej kolejności sprawdzać poziom ich wykonania oraz śledzić postępy pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia biurowe życie

Oprócz możliwości tworzenia nowych projektów oraz zarządzania tymi już istniejącymi i wdrożonymi, system Jira pozwala wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, który w znacznym stopniu bardzo ułatwia biurowe życie. Ponadto elektroniczne przechowywanie dokumentów pozwala precyzyjnie określić, kto w firmie może mieć do nich dostęp. Niewątpliwą zaletą tego nowoczesnego systemu jest jego ogromna elastyczność. System Jira świetnie sprawdzi się zarówno w małej jak i bardzo dużej firmie. Zasady działania przedsiębiorstw raczej nie różnią się tak bardzo między sobą, jeśli spojrzymy na poziom komunikacji. W ostatecznym wdrożeniu narzędzia i jasnym określeniu wszystkich potrzeb danej organizacji bardzo pomaga ankieta przedwdrożeniowa, za pomocą i na podstawie której specjaliści są w stanie określić najważniejsze potrzeby danego przedsiębiorstwa. Zwiększając przepływ informacji w firmie istnieje możliwość zwiększenia jakości obsługi procesów wewnętrznych.

Jeden z najważniejszych priorytetów każdej firmy – odpowiednie zarządzanie dokumentacją

Jira system jest również innowacyjny pod względem zarządzanie nie tylko obiegiem dokumentacji pomiędzy kolejnymi pracownikami, ale również dokumentacją samą w sobie. Jira oddaje w ręce klientów nowoczesne narzędzie o nazwie DMS czyli Document Management System, który pozwala:
– tworzyć nowe dokumenty w formie elektronicznej,
– importować oryginalne papiery bezpośrednio z poziomu skanera,
– eksportować konkretne dokumenty do wydruku.
DMS bardzo usprawnia cały obieg dokumentacji oraz sprawia, że komunikat jest zwięzły i bardzo przejrzysty. Automatycznie cały proces komunikacji jest skracany do minimum, co nie wprowadza rozdźwięku w firmie i nie doprowadza do opóźnień w projektach czy w realizacji kolejnych zamówień klientów. Ponadto Jira system dzięki DMS pozwala osiągnąć jeszcze inne cele:
– zwiększyć efektywność pracy poszczególnych, zatrudnionych osób,
– ograniczyć koszty firmy,
– upoważnić konkretnego pracownika do wglądu poufnych dokumentów firmy,
– śledzić obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Zarządzanie projektami i zadaniami

Jira system pozwala nie tylko tworzyć kolejna zadania i przypisywać je poszczególnym pracownikom, ale również umożliwia systematyzowanie o wiele bardziej skomplikowanych systemów i procesów. Ponadto istnieje możliwość za jego pośrednictwem utworzenia nowego oddziału w firmie lub budowy zupełnie nowego magazynu.
Dodatkowo dzięki Jira można również:
– kontrolować czas realizacji poszczególnych etapów projektowych,
– obserwować postępy nad kolejnymi zadaniami,
– zarządzać terminami realizowanych projektów,
– analizować tzw. wąskie gardła i starać się je wyeliminować, lub chociaż zminimalizować ich wpływ na ostateczny kształt projektu oraz opóźnienia w pracy całego przedsiębiorstwa.