Nowoczesny system hotelowy najczęściej kojarzy się z możliwością automatyzowania i usprawniania systemu do rezerwacji noclegów w hotelach. Bardzo często tego rodzaju rozwiązania udostępniane są także użytkownikom końcowym, czyli klientom, którzy mogą samodzielnie dokonać rezerwacji bezpośrednio na stronie wybranego obiektu. Jednak samo zarządzanie hotelem obejmuje kilka różnych aspektów, których integracja w jednym systemie jest konieczna. Taki jest InteliHotel – http://www.intelihotel.pl/ – stworzony w Polsce system do kompleksowego zarządzania hotelem.

Jaki powinien być system hotelowy?

W przypadku systemu InteliHotel nie ma zasadniczej różnicy, czy potrzebujemy oprogramowania dla sieci hoteli czy pojedynczego dużego hotelu. W przypadku zintegrowanego systemu do zarządzania hotelem ważna jest możliwość wybierania modułów, z których można skorzystać w danym hotelu. Najważniejszym elementem systemu jest moduł do zarządzania rezerwacjami, który jest udostępniony zarówno jako moduł dla recepcji, jak i moduł online, z którego mogą korzystać sami klienci hotelu. Dla wielu właścicieli hoteli ważny jest szybko sposób dotarcia do jak największej liczby potencjalnych gości. W module Hotel-In jest to możliwe dzięki integracji z systemami do dokonywania rezerwacji, udostępnianymi przez popularne serwisy, m.in. booking.com czy TripAdvisor. Rezerwacja dokonywana przez takie serwisy jest obsługiwana automatycznie, podobnie to sam system rozlicza zaliczki czy opłaty, jakie ponoszą goście dokonując rezerwacji. Oprócz rezerwacji dokonywanych online ważnym elementem systemu hotelowego jest obsługa recepcji. W tym przypadku pracownik ma dostęp do systemu do dokonywania rezerwacji, może zarządzać płatnościami czy też dokonuje rozliczeń i wystawia dokumenty oraz tworzy raporty. W module recepcyjnym można również zarządzać personelem zatrudnionym w hotelu.

System hotelowy także do zarządzania restauracją

Wybierając profesjonalny system hotelowy warto również zwrócić uwagę na fakt, że pozwala on na zarządzanie restauracją, strefami specjalnymi, jak np. SPA, jeśli taka strefa działa w hotelu czy dodatkowymi udogodnieniami dla klientów, w tym możliwością zarządzania obiektami sportowymi czy obsługą imprez, w tym imprez rodzinnych czy biznesowych. Dzięki dodatkowym modułom, które są ściśle powiązane z całym systemem do zarządzania hotelem, można łatwo uniknąć problemów, wynikających z przypadkowego zarezerwowania obiektu w tym samym terminie przez dwie różne osoby. Możliwość oddzielnego zarządzania modułem do obsługi imprez czy części rekreacyjnej w hotelu ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi dzięki dopasowaniu liczby dostępnego personelu do aktualnej zajętości obiektu. W systemie hotelowym można także wykorzystać dodatkowe moduły, aby właściciel hotelu mógł z nich czerpać dodatkowe zyski. Moduł do zarządzania telewizją hotelową może być odpowiedzialny zarówno za dostęp do Internetu, z którego korzystają klienci hotelu, jak i za odkodowanie kanałów premium czy VOD, które są dostępne jedynie po dokonaniu dodatkowej opłaty. Oglądanie takich kanałów może być możliwe właśnie dzięki monitorowaniu wykorzystania sygnału przez moduł do zarządzania telewizją hotelową, która w ramach usługi może stworzyć własny system powitań skierowanych do klientów.

Całościowe zarządzanie obiektem

System hotelowy to również moduły przeznaczone do centralnego zarządzania całym obiektem hotelowym lub gastronomicznym. W ramach scentralizowanej usługi dostępne są kartoteki wszystkich kontrahentów hotelu, można również w sposób scentralizowany zarządzać pracą personelu w różnych obiektach lub częściach usługowych hotelu, nadając im także odpowiednie uprawnienia oraz monitorując ich pracę. Z poziomu scentralizowanego systemu można także generować raporty. Natomiast dostęp do scentralizowanego systemu rachunkowości zarządczej pozwala na generowanie różnego rodzaju raportów i statystyk oraz analiz. Na podstawie danych z poszczególnych modułów można tu również prognozować zyski lub straty oraz tworzyć budżety dla poszczególnych hoteli, aby następnie monitorować ich wykonanie.